W podstawowym podziale wyróżnia się dwa typy dyktafonów, biorąc pod uwagę ich technologię zapisu. Mowa tu o dyktafonach analogowych, korzystających z technologii zapisu dźwięku na taśmie magnetycznej, oraz dyktafonach cyfrowych, przetwarzających naturalny dźwięk na zapis w ciągu liczbowym. Dyktafon analogowy jest tani, zapis odzwierciedla naturalny, nieprzetworzony dźwięk, ale na taśmie zostają zapisane wszelkie szumy i zakłócenia. Kaseta jako nośnik wykorzystywany przez ten dyktafon ma niską jakość. Z kolei, zaletą cyfrowych dyktafonów jest to, że w trakcie nagrywania przez nich dźwięku nie powstają żadne szumy i zakłócenia. Łatwo poddać obróbce dźwięk, który nagrany jest w postaci cyfrowej. Plusem tego rodzaju dyktafonów jest także i to, że łatwiej przechowywać nagrania cyfrowe na nośnikach pamięci. Dyktafony cyfrowe wydłużają czas nagrania, a wielokrotne odtwarzanie nie obniża bynajmniej jakości zapisu. Minusem jest spłaszczanie naturalnego dźwięku.
Dyktafony cyfrowe dzielą się na dwie grupy – stacjonarne, połączone przez port USB z komputerem, oraz mobilne, które można zabrać ze sobą wszędzie. W przypadku dyktafonów stacjonarnych, dźwięk jest zapisywany bezpośrednio na twardym dysku komputera, a zasilane są one poprzez port USB. Ich ograniczeniem jest oczywiście długość kabla. Natomiast, dyktafony mobilne są zasilane z akumulatorów, a zapis odbywa się na wbudowanej pamięci bądź karcie Flash. Mają niewielką wagę i rozmiary, dlatego sprawdzają się doskonale w terenie. Po podłączeniu do komputera mogą służyć jako dyktafony stacjonarne.
W grupie dyktafonów mobilnych wyróżnić można notatniki osobiste (zapis w formacie mp3 lub WMA), dyktafony posiadające funkcję odtwarzania muzyki, dyktafony profesjonalne (współpracujące z oprogramowanie do transkrypcji i zarządzania zapisanymi na dysku plikami, wyposażone w stereofoniczny mikrofon) oraz rejestratory dźwięku (urządzenia zaawansowane technologiczne, posiadające najczulsze mikrofony i zapis dźwięku o najwyższej jakości). Istnieją dyktafony posiadające naprawdę małe rozmiary, dzięki czemu urządzenie mieści się w pendrivie lub długopisie. Do głównych parametrów różnicujących dyktafony należy zaliczyć: format nagrywania, pojemność pamięci, żywotność baterii, częstotliwość próbkowania oraz stereo i mono. Najważniejszą kwestią, z punktu widzenia samego użytkownika, jest format zapisu, od którego zależy jakość nagrania. Najczęściej wykorzystywanymi formatami zapisu są: WMA, MP3, DSS, PCM. Formaty WMA i MP3 są najbardziej popularne, a ich kompresja pozwala na wielogodzinne nagrywanie przy wykorzystaniu niewielkiej pojemności nośnika. Nadają się do zapisu rozmów, dyktowanych dokumentów, wykładów itp. Format DSS jest zastrzeżony dla profesjonalnych urządzeń do dyktowania, zapewnia wysoką jakość nagrania przy oszczędności pamięci. Ostatni z formatów – PCM, inaczej Wave, umożliwia nagrywanie nawet z dwukrotnie wyższą jakością od zapisu płyty Audio CD. Cechą, nn którą koniecznie musimy zwrócić uwagę przy zakupie dyktafonu, jest pojemność jego pamięci. Standardowo może ona wynosić 1 GB, ale są też modele o pojemności 8 GB. Pamięć można powiększyć kilkukrotnie poprzez zastosowanie kart Flash, o maksymalnej pojemności 32 GB. Najczęściej dyktafony obsługują karty SD, micro SD i Memory Stick. W dyktafonach cyfrowych długość zapisu nagrań zależy od długości kasety, która może wynosić 60 lub 90 minut. Istotna podczas użytkowania dyktafonów jest żywotność baterii. Najczęściej do zasilania tychże urządzeń wykorzystywane są akumulatorki albo alkaliczne baterie AA. Najbardziej oszczędne dyktafony są w stanie działać na jednej baterii około 30 godzin. Kolejnym, ważnym parametrem dyktafonów jest częstotliwość próbkowania. Warto zaznaczyć, że realny dźwięk jest falą niezrozumiałą dla komputerów, dlatego też jego cyfrowy zapis wymaga pobierania pewnych próbek dźwięku w określonym czasie. Wówczas następuje zapis przy wykorzystaniu określonej ilości bitów. Jeśli częstotliwość próbkowania ma wartość 1 Hz oznacza to, że w ciągu 1 sekundy pobierana jest jedna próbka dźwięku. Najlepsze dyktafony mają częstotliwość równą 96 kHz, przy 24-bitowym zapisie.
Zapis dźwięku, w zależności od zastosowanego mikrofonu i jakości nagrywania, może odbywać się na ścieżce pojedynczej – mono, bądź podwójnej – stereo. Istnieją również zapisy na czterech ścieżkach, dające dźwięk przestrzenny. Im więcej ścieżek, tym dźwięk będzie bardziej zgodny z rzeczywistością. Dyktafon, bez względu na to, czy jest to urządzenie cyfrowe, czy analogowe, może posiadać wiele funkcji dodatkowych, zwiększających jego użyteczność. W technologii analogowej do funkcji dodatkowych można zaliczyć: licznik taśmy (pozwala na odnalezienie poszukiwanego fragmentu nagrania), pauza, szybkie odtwarzanie, system x2 (zwiększający czas nagrania dwukrotnie), system uruchamiania nagrywania głosem, autorewers oraz diody wskazujące zużycie baterii. Dyktafony cyfrowe są wyposażone w o wiele szerszy zakres funkcji, dający większe możliwości pracy z nagraniami. Funkcjami tymi są: przewodnik głosowy, przyciski z oznaczeniami dotykowymi (umożliwiające obsługę dla osób niewidomych), system uruchamiania głosem, obsługa plików audible (przydatne przy audiobookach, dyktafon rozpoczyna odtwarzanie książki w miejscu, w którym ostatnim razem zakończył odtwarzanie), regulowana prędkość odtwarzania, filtry (pozwalają na czystszy zapis dźwięku), regulacja poziomu czułości mikrofonów, indeksowanie (oznaczanie istotnych miejsc w nagraniu), oraz zoom mikrofonu. Poszczególne dyktafony dostępne na rynku mogą mieć dodawane przez producenta akcesoria dodatkowe, takie jak karty pamięci Flash, program do transkrypcji, przełącznik nożny, słuchawki, dodatkowy mikrofon, pilot na podczerwień oraz przystawka telefoniczna.
Najważniejszymi i najbardziej znanymi producentami dyktafonów na polskim rynku są firmy Olympus i Sony, choć w sklepach można spotkać urządzenia nagrywające dźwięk marki Philips, Panasonic, Sanyo i Samsung. Zdecydowanie największy asortyment dyktafonów oferuje firma Olympus. Jednym z najlepszych dyktafonów dostępnych obecnie na rynku jest ZOOM H4n Handy Recorder, posiadający dwa stereofoniczne mikrofony i pozwalający na 4-ścieżkowy zapis. Dodatkowo, dyktafon ten ma wysoką czułość i świetną jakość nagrań. Istnieje możliwość podłączenia do niego urządzeń zewnętrznych, np. sprzętów muzycznych. Może on również funkcjonować jako wysokiej klasy, zewnętrzna karta dźwiękowa. Niestety, dyktafon ten jest dosyć drogi, bowiem należy za niego zapłacić około 1500 zł. Polecane są również modele Olympusa LS-10, LS-11 oraz DS. 61, kosztujące od 1000 do 1400 zł, oraz Sony ICD-SX700 i Sony ICD-U60. Ostatnie modele są dużo tańsze i kosztują w granicach 350-600 zł. Najprostszy, analogowy dyktafon kupimy już za 70 zł.
Jeśli priorytetem jest dla Ciebie krystalicznie czysty dźwięk w zapisie cyfrowym i możliwość długich godzin nagrywania, powinieneś wybrać dyktafon, który oferuje możliwość zapisu w formacie PCM (WAVE), posiadający stereofoniczny mikrofon. Dodatkowo, powinien on posiadać obszerną pamięć Flash. Jeśli jednak chcesz kupić tani dyktafon z podstawową funkcjonalnością, wybierz dyktafon analogowy na mikrokasety.
Jeśli chcesz mieć możliwość transkrypcji danych do pliku, powinieneś wybrać sprzęt zaprojektowany do dyktowania. Dobrym rozwiązaniem będzie wybór modelu serii DS. Olympusa bądź Sony ICD MX20. Minusem tych dyktafonów jest to, że dotychczas nie wymyślono jeszcze transkrypcji w języku polskim.
Dyktafony mogą posiadać przewodnik głosowy oraz przyciski z oznaczeniami dotykowymi, dzięki czemu ich obsługa staje się możliwa dla osób niedowidzących bądź niewidomych.
Jeśli tak, polecanym dla Ciebie modelem dyktafonu będzie ZOOM H4n.
Na rynku nie ma zbyt wielu rodzajów dyktafonów, niemniej jednak wybierając konkretny model należy zwrócić uwagę na jego specyficzne parametry i funkcje. Dyktafony charakteryzuje dosyć duża rozpiętość cenowa. Jeśli nie potrzebujemy zaawansowanego urządzenia do nagrywania rozmów, wybierzmy tańszy model dyktafonu, który doskonale spełni nasze potrzeby. Nie warto przepłacać za opcje dodatkowe, które tak naprawdę nie są nam potrzebne.