Jak wybrać przybory biurowe?

W zasadzie wydawałoby się, że zszywacze do papieru nie są niezbędnym akcesorium biurowym, ale na pewno są one bardzo przydatne. Dzięki tym niewielkim urządzeniom można połączyć kilka lub kilkanaście kartek, tworząc jeden dokument. Dzięki zszywaniu wolnych kartek składających się np. na projekt, unikamy sytuacji, w której kartki są nieuporządkowane, albo ginie nam część dokumentu. Nie można do tego dopuścić. Z drugiej strony, lepiej nie kupować marnej jakości urządzenia, w którym zszywki zacinają się cały czas i w zasadzie nie można wykorzystywać zszywacza w koniecznych ku temu momentach. Zszywacz to niepozorne narzędzie biurowe, które jednak na pewno powinno być w wysokiej mierze funkcjonalne i w ogóle wygodne w użytkowaniu dla nas. Dobrze by było, aby na dodatek miał on walory estetyczne, które będą nam odpowiadały.

Przed wyborem zszywacza należy zwrócić uwagę na kilka spraw. Po pierwsze, ile kartek chcemy na raz zszywać. Jeśli nasze oferty, czy dokumentacja projektowa mają na ogół po 50 stron każda, należy wybrać zszywacz, który jest w stanie zszyć taki dokument. Najlepiej zawsze zawyżyć niż zaniżyć liczbę kartek, jaką na raz będziemy docelowo zszywać. Na rynku istnieją małe, ręczne zszywacze, którymi zszywamy kartki niejako w powietrzu, oraz większe zszywacze biurowe – solidne i wytrzymałe. Ten ostatni typ zszywacza nazywany jest zszywaczem nożycowym i jest odpowiedni dla tych użytkowników, którzy chcą zszywać dokumenty kilkudziesięciostronicowe. Na ogół, zszywacze biurowe, w zależności od prezentowanego rozmiaru i konstrukcji, zszywają maksymalnie do 260 kartek. Z kolei, najczęściej wykorzystywane w biurach zszywacze nabiurkowe w dobrych wersjach zszyją maksymalnie do 50 kartek. Są to z reguły duże i ciężkie urządzenia, z dłuższą dźwignią.

Warto powiedzieć, że do zszywania większych plików kartek należy użyć większych zszywek. Dzielimy je na zwykłe i przeznaczone do zszywaczy archiwizacyjnych.

Zszywacze mogą być wyposażone w szereg funkcji dodatkowych, takich jak zszywanie z użyciem wydłużonego ramienia, wbudowany rozszywacz, płaskie zakleszczanie zszywek, czy też zszywanie tapicerskie. Trzeba się tu jednak zastanowić, czy takie funkcje zszywacza będą nam w ogóle do czegokolwiek potrzebne. Po co wydawać pieniądze na urządzenie z wieloma funkcjami, które będą całkowicie niewykorzystywane. Istnieją też zszywacze elektryczne, które będą odpowiednie do firm i dużych instytucji, w których naprawdę dużo się zszywa.

Z uwagi na głębokość zszywania, zszywacze można podzielić na standardowe i długoramienne. Przy standardowych zszywaczach głębokość zszywania wynosi od 2 do nawet 10 cm. Do grupy tej zalicza się na ogół również zszywacze obrotowe. Najczęściej, im dłuższy zszywacz, tym ma pomniejszony zasobnik na zszywki. Z kolei, zszywacze długoramienne zszywają do głębokości około 30 cm.

Innym kryterium, wedle którego można podzielić zszywacze, obejmuje sposób zszywania i tu wyróżniamy zszywanie zamknięte, zszywanie otwarte, płaskie zaginanie zszywek, oraz zszywanie tapicerskie.

Kupując zszywacz należy zwrócić uwagę na jego obudowę, która powinna być jak najbardziej wytrzymała. Najlepsze zszywacze mają mocną konstrukcję metalową, choć są i takie, które wykonano z wytrzymałego plastiku, o ergonomicznym wykończeniu. Ładowanie zszywek do zszywacza biurowego nie powinno być skomplikowane i zajmować dużo czasu.

Segregator jest niezbędnym przyborem każdym biurze, ponieważ dzięki niemu można wprowadzić porządek w dokumentach. Segregator to sztywna okładka, wykonana z grubego kartonu lub tworzywa sztucznego, w której istnieje możliwość wpięcia przekładek, koszulek, skoroszytów lub przedziurkowanych dokumentów. Najczęściej segregatory są wykorzystywane do przechowywania dokumentów wszelkiego rodzaju. Wyróżnić można różne rodzaje segregatorów, biorąc za punkt odniesienia ich wymiary. Najbardziej powszechne są segregatory formatu A4, mieszczące zdecydowaną większość dokumentów w standardowej wielkości. W sklepach można również spotkać segregatory dedykowane do formatu papieru A3 i A5, a także niekiedy A6. Ważnym elementem segregatora, na który należy zwrócić uwagę przy zakupie, jest grubość grzbietu, uzależniona od rodzaju i rozmiaru wbudowanego mechanizmu do wpinania kartek i koszulek. Na przykład, segregatory wyposażone w rozchylany ręcznie mechanizm ringowy mają grubość od kilkunastu do 90 mm.

Segregatory mogą mieć różne mechanizmy wpinania kartek, na przykład:

Dziurkacze to kolejny ważny element wyposażenia biurowego. Posiadają na ogół dwa ostrza, a średnica powstałych przy ich użyciu otworów wynosi 5,5 mm. Zapewniają one pełną kompatybilność z typowymi segregatorami posiadającymi dwa ringi, albo ze skoroszytami z wąsami.

Dla posiadaczy segregatorów czteroringowych polecane są analogiczne dziurkacze czterootworowe.

Przy zakupie dziurkacza należy zwrócić uwagę na maksymalną liczbę dziurkowanych za jednym razem kartek. Parametr ten uzależniony jest w dużej mierze od rozmiaru dziurkacza. Na ogół dziurkacze mogą przedziurkować od 20 do nawet 60 kartek. Są urządzenia dziurkujące mające wyższy parametr ilości dziurkowanych kartek, ale są to już dziurkacze archiwizacyjne i wysokowydajne. Istotne jest, aby dziurkacz posiadał mocną konstrukcję, a przy tym był ergonomiczny i estetyczny. Dziurkacze mogą być wykonane z metalu, albo mieć ramię wykonane z niełamliwego plastiku lub pokryte antypoślizgową gumą.

Dziurkacze mają na ogół tzw. ograniczki formatu, zaznaczone jako A4, A5 lub A6. Ogranicznik jest wbudowany w urządzenie i jest to przydatne akcesorium. Pozwala ona na regulowanie pozycji kartki w zależności od wybranego formatu i zapewnia właściwą precyzję podczas dziurkowania.

Bardzo ważnym elementem każdego dziurkacza jest pojemnik na ścinki, który najczęściej umieszczony jest w podstawie. Im będzie większy, tym rzadziej przyjdzie nam go opróżniać. Praktycznym rozwiązaniem jest tu również szuflada na ścinki. Sama podstawa dziurkacza powinna być wykonana z antypoślizgowego materiału, który nie będzie rysował blatu biurka.

Ważną funkcją dziurkacza jest możliwość zablokowania ramienia w położeniu poziomym, co pozwala na oszczędność miejsca przy przechowywaniu w szufladzie biurka dziurkacza.

Przybory biurowe są produkowane przez bardzo dużą liczbę firm, dlatego też trudno tu wymienić je wszystkie. Zszywacze do papieru znajdziemy w asortymencie takich marek jak: ActiveJet, Argo, B.Pro, Bantex, Bosch, Canon, Corex, Deli, DONAU, Eagle, Esselte, Grand, Handy, Hihawa, HP, Importer, Kw Trade, Laco, LEITZ, Letack, NOVOUS, Milan, Imaped, Leviatan, Rapid, Rexel, PLUS, Platinet, Profice, PLATINET Media, Sax, Skrebba, Tetis, TITANUM.

Z kolei, dziurkacze kupimy od takich firm jak: Active Jet, Argo, Baier &Schneider, Bantex, Corex, DONAU, EAGLE, Esselte, Ideal, Laco, Leviatan, Letack, LEITZ, Maxell, Maped, Michalczyk i Prokop, Novous, Opus, Pint Office, Profice, RAPESCO, Rapid, Rexel, Sax, Tetis, Titanum, Uni.

Wśród producentów segregatorów warto wymienić: 3M, ActiveJET, AMK Group, Argo, Bantex, Biur Fol, Bartorex, Biella, By Pigna, Converse, Danmark, Donau, Datura, Dazar, Elba, Essetle, Euro Trade PHZ Golińscy, Fellowes, Filofax LTD, Glorious, Hama, Heyda, Handy, Herlitz, Interdruk, Juventus, Kieltech, Leitz, Lizard, Miquelrius, Noname, Omeko, Panta Plast, Pukka Pads 2000 Limited, Patio, Postit, Resta, Rexel, Spoko, Top 2000 Hamelin, Tryton, Vaupe i Warta.